Narzędzia do pracy zdalnej: Moje lata doświadczenia z Home Office

Forest Gump twierdził, że życie jest jak pudełko czekoladek. Nigdy nie wiesz, co Ci się trafi. Dotyczy to również pracy. Nie ważne, jak mocno zakorzeniliśmy się w jednym zawodzie, na jednym stanowisku, a nawet konkretnym biurku, los może odmienić nasze życie o 180 stopni. Na przykład rzucając nam wyzwanie w postaci pracy zdalnej. W dobie pandemii koronawirusa scenariusz ten jest więcej niż prawdopodobny, jednak można się do niego przygotować, wybierając odpowiednie narzędzia w formie oprogramowania. Sam od niemal dziesięciu lat pracuję zdalnie, choć niekoniecznie z domu i pragnę podzielić się z Wami moimi wyborami. We wpisie znajdziecie też polecane alternatywy, co powinno pozwolić w stworzeniu idealnego, dla danej osoby wyposażenia wirtualnego biura.

Praca zdalna jest dziś popularna jak nigdy wcześniej. To idealny moment, aby przedstawić Wam narzędzia, które mogą wspomóc telepracę. We wpisie znajdziecie rozwiązania do komunikacji, skanowania, magazynowania, planowania oraz notatek.

Rośnie zainteresowanie pracą zdalną w branży IT - No Fluff Jobs

Dla wielu praca zdalna realizowana z domowej kanapy wydaje się marzeniem. Jest to tylko półprawda, gdyż z telepracą wiążą się zarówno wady, jak i zalety. W zależności od tego, jak dobrze jesteśmy do niej przygotowani, liczba plusów może przewyższyć liczbę minusów. Kluczem do wygodnej, efektywnej, a przede wszystkim niekolidującej z życiem rodzinnym pracy, jest dobór odpowiednich narzędzi. Te powinny być dostosowane zarówno do określonego stanowiska pracy, jak i preferencji użytkownika. Wszak to właśnie przyjazne użytkownikowi rozwiązania stanowią o tym, jak długo trwa dzień roboczy i na ile będzie on „uciążliwy”. Nie przedłużając zbędnie, zapraszam do materiału, który pomoże Wam w stworzeniu pomocnego w pracy zestawu usług.

Praca zdalna - narzędzia do komunikacji

Na pierwszy ogień idzie komunikacja, gdyż to ona stanowi trzon pracy zdalnej. Pracownik powinien pozostawać w stałym kontakcie z pracodawcą oraz z bezpośrednimi przełożonymi. Naturalnie, element ten można częściowo zastąpić rozbudowanymi narzędziami do zarządzania zadaniami oraz projektami. Kluczem jest tu słowo „częściowo”. Nic nie zastąpi w pełni komunikacji bezpośredniej, tekstowej, czy tej w formie wideokonferencji. Sam korzystam w zasadzie z trzech tego typu narzędzi, przy czym jedno traktuję stosunkowo luźno i wykorzystuje je tylko do szybkich komunikatów o swobodniejszym charakterze. Messenger, bo o nim mowa, nie jest miejscem do przekazywania wrażliwych dla firmy danych. Można co prawda pokusić się o tak zwane Tajne Konwersacje szyfrowane metodą end-to-end, jednak nie ufam do końca Facebookowi. Afera z Cambridge Analytica zrobiła swoje.

Apple Pay i Google Pay zmieniły moje podejście do finansów

Tak czy inaczej, szybki kontakt ze współpracownikami działa we wspomnianym narzędziu bezbłędnie, a jako że gros osób, z którymi współpracuję, wykorzystuje Messengera również prywatnie, mogę kontaktować się z zespołem niemal bez ograniczeń czasowych. Messenger to nie tylko tekst. Za jego pomocą wysyłam rysunki lub zdjęcia obrazujące dany pomysł na wykonanie zadania. Kluczem jest jednak funkcja połączeń wideo. To właśnie tutaj mogę omawiać „na żywo” projekty, w które jestem zaangażowany i co ważne, mogę do rozmowy podłączyć nawet kilku użytkowników. Kontakt z przełożonymi realizuję natomiast przy wykorzystaniu Skype'a, który przez lata zdobył zaufanie i uznanie przeróżnych podmiotów, z którymi miałem okazję działać jako bloger, dziennikarz czy redaktor. Choć narzędzie spod skrzydeł Microsoftu może wydawać się bezawaryjne, niestety takie nie jest. Zdarzają się mu częstsze problemy techniczne, które firma na szczęście szybko się rozwiązuje.

Całkiem popularnym narzędziem jest Slack, z którego również korzystam. To nieco bezpieczniejsze narzędzie, które stanowi rozbudowane rozwiązanie do komunikacji tekstowej oraz wymiany plików. Tworzenie grup i czatów jest tutaj więcej niż wygodne. Cieszy również multiplatformowość rozwiązania, które działa zarówno w przeglądarce, jak i w formie aplikacji desktopowych oraz mobilnych. Jego wadą są niestety powiadomienia, których synchronizacja wypada przy konkurentach blado. Skoro jesteśmy przy temacie konkurencji, nie sposób nie wspomnieć o Microsoft Teams.

Fake newsy w dobie koronawirusa. Jak możemy z nimi walczyć?

Platforma ta przeżywa obecnie istne oblężenie, które spowodowane jest koniecznością pracy z zdalnej w wielu firmach. Szczególnie tych o zasięgu międzynarodowym. Zaryzykowałbym stwierdzenie, iż jest to nic innego, jak potężny zespół narzędzi dla pracowników, który oparto o Microsoft 365 (dawniej Office 365). Za pośrednictwem Teams możemy czatować, prowadzić konferencje wideo oraz grupować się w zespoły. Aplikacja jest dostępna na każdej wiodącej platformie, zarówno „stacjonarnej”, sieciowej, jak i mobilnej. W temacie wideorozmów przydatne może okazać się także Google Duo. Narzędzie działające na komputerach, tabletach i smartfonach pozwala na prowadzenie wideoczatu z aż ośmioma osobami jednocześnie. Co ważne rozmowy te są szyfrowane metodą end-to-end, a to zapewnia względną prywatność. To istotne szczególnie w życiu zawodowym.

Narzędzia do pracy zdalnej - komunikacja:

• Messenger
• Slack
• Microsoft Teams
• Google Duo

Jak przeprowadzić lekcję online? Poradnik nauczania zdalnego

Praca zdalna - narzędzia do skanowania dokumentów

Kolejny element pracy zdalnej dotyczy skanowania dokumentów. Mimo że lwią część pracy zdalnej wykonuję przy użyciu narzędzi w postaci komputera oraz smartfona, czasami jestem zmuszony do wykorzystania papierowych wersji dokumentów. Choćby rachunków, które muszę zeskanować oraz podpisać przed ich odesłaniem do zleceniodawcy. Niby prosta sprawa, ale okazuje się, że nie taka prosta, jak mogłoby się wydawać. Nie każdy ma w domu skaner i ja należę do tej grupy minimalistów. Dziś nie stanowi to jednak żadnego problemu, gdyż do skanowania dokumentów używam aparatu w smartfonie. Nie są to jednak zdjęcia zapisywane w formatach JPG czy PNG, a materiały przetworzone do formatu PDF. Te mogę w prosty sposób podpisać w dwóch aplikacjach, z których korzystam zamiennie.

Pierwszą jest Office od Microsoftu, drugą Notatki Apple. Obydwa rozwiązania działają równie sprawnie, ale w zależności od tego, do czego chcę użyć skanu, wybieram jedno lub drugie. Office'a wykorzystuje podczas pracy z usługami Microsoftu, gdyż tak jest wygodniej. Zintegrowane narzędzie to mniej kroków do wykonania. Notatki Apple wygrywają, kiedy chcę po prostu zapisać dokumenty w chmurze lub przesłać je niemal natychmiastowo na laptopa. W obydwu przypadkach możemy nałożyć na PDF nasz podpis, co niesłychanie ułatwia sprawę rozliczeń i faktur. Trzeba mieć jednak świadomość tego, że niektóre przedsiębiorstwa wymagają fizycznego dokumentu.

Praca zdalna - marzenie czy przekleństwo? Jak to jest?

To, że korzystam ze wspomnianych narzędzi, nie oznacza, że inne nie są warte zainteresowania. Przeciwnie. Całkiem przydatna może okazać się aplikacja Dysku Google dla smartfonów z Androidem. W jej ramach możemy skanować dokumenty i zapisywać je od razu w formacie PDF. Niestety, aplikacja dla iOS pozwala wyłącznie na działania z plikami zdjęciowymi. Często polecaną aplikacją jest Scanbot, który działa zarówno na Androidzie, jak i iOS. Trzeba natomiast zaznaczyć, że jest to rozwiązanie płatne. Jego zaletą są rozbudowane możliwości, wadą natomiast ociężałość na nieco słabszych urządzeniach.

Narzędzia do pracy zdalnej - skanowania dokumentów:

• Dysk Google
• Office
• Scanbot

Praca zdalna - narzędzia do sporządzania notatek

Notatki, bez nich praca zdalna nie byłaby dla mnie możliwa. To druga zaraz za kalendarzem usługa, która stanowi centrum mojego stanowiska służbowego. Kiedyś tworzyłem odręczne zapiski, jednak od, co najmniej kilku lat, po długopis sięgam tylko w wyjątkowych sytuacjach. Przerzuciłem się bowiem na cyfrowe notatki i uważam je za błogosławieństwo. Korzystałem w tym zakresie z przeróżnych rozwiązań i przez lata przerobiłem usługi takie jak Evernote, Google Keep, Notatki Apple, OneNote czy iA Writer. Próbowałem notować przy użyciu Worda, Dokumentów Google oraz Pages, ale rozbudowanie tych aplikacji zakłócało czytelność, a co za tym idzie, były one nieefektywne. Koniec końców postawiłem na mieszkankę Notatek Apple oraz iA Writera. Dlaczego? Spieszę z wyjaśnieniem.

Po pierwsze - platforma. Gdybym wykorzystywał do codziennej pracy komputer z Windowsem, celowałbym w OneNote, który świetnie współgra z ekosystemem Microsoftu. Natomiast aktualnie pracuję na MacBooku, gdzie ciekawiej przedstawiają się Notatki Apple. Program jest czytelny i pozwala na odpowiednie katalogowanie dziesiątek tworzonych przeze mnie notatek. Znajdziemy tutaj bogate formatowanie, możliwość dodawania zdjęć (również ich miniaturek), listy zadań, kolory oraz funkcję blokowania danej notatki hasłem. Niemniej, zdarza mi się tworzyć znacznie dłuższe notatki. Do tego celu wykorzystuję program iA Writer. W zasadzie popełniam na nich również teksty na PurePC. Dlaczego wybrałem to narzędzie? Otóż oferuje ono najbardziej odpowiadający mi tryb skupienia. Próżno szukać tu zbędnych upiększaczy, które niepotrzebnie rozpraszają i odwracają uwagę od tekstu.

Co, jeśli nie Notatki Apple i iA Writer? Bez dwóch zdań poleciłbym OneNote, którego możliwości są szersze i który jest przyjazny zarówno dla laika, jak i osoby płynnie poruszającej się w aplikacjach. Osoby, dla których liczy się prostota notowania, czytelność oraz wygodna segregacja powinny sprawdzić Google Keep. To prosty notatnik, w którym formatowanie „niemal” nie istnieje (nie w pełnym tego słowa znaczeniu). Znajdziemy tu za to możliwość tworzenia etykiet, segregację notatek za pomocą kolorów, a także wygodne udostępnianie innym użytkownikom.

Narzędzia do pracy zdalnej - sporządzanie notatek:

• Notatki Apple
• Google Keep
• iA Writer
• OneNote

Praca zdalna - narzędzia do planowania

Aby praca przebiegała możliwie bez większych niespodzianek, a zadania, spotkania, cele były klarowne, potrzebne jest odpowiednie planowanie. Każdy realizuje je na swój sposób. W moim przypadku idealne sprawdził się Kalendarz Google. Nie jest to rozwiązanie idealne, ale w moim przypadku sprawdza się świetnie. Przede wszystkim usługa posiada zarówno rozbudowaną wersję w przeglądarce, jak i aplikacje mobilne na smartfony i tablety. Oczywiście bliźniacze narzędzia oferują podobną dowolność w doborze urządzenia, dlatego nie można brać tego za czynnik decydujący o wyborze konkretnej usługi. Bardzo przemawia do mnie natomiast ilość informacji, jaką mogę zapisać przy okazji tworzenia wydarzenia lub przypomnienia. Notatki, lokalizacja zintegrowana z Mapami Google, z których również korzystam, oznaczają dla mnie brak poszukiwania dodatkowych współistniejących narzędzi. Kalendarz Google pozwala mi tworzyć osobne kalendarze dla każdego podmiotu, z którym współpracuję oraz osobny do celów czysto prywatnych. Każdemu z nich przydzielam odpowiednie kolory, tak, aby zachować czytelność. Kalendarze mogę oczywiście udostępniać współpracownikom.

Choć Kalendarz Google jest moim faworytem, nie musi odpowiadać każdemu. Alternatyw jest mnóstwo, jednakże celowałbym w rozwiązania sprawdzone i cieszące się pozytywnymi opiniami użytkowników, również tych pracujących w grupach. Pierwszym wyborem będzie więc Kalendarz w Outlooku. To narzędzie zintegrowane z rozwiązaniami Microsoftu, a co za tym idzie, świetnie współpracuje ze wspomnianym ekosystemem, w którego skład wchodzą poczta, jak i aplikacje biurowe Word, Excel oraz PowerPoint. Drugą alternatywą jest Kalendarz Apple. Cechują go zbliżone możliwości, jednak wygodna współpraca ograniczona jest do osób korzystających z urządzeń Apple. Trzeba mieć tego świadomość, podejmując wybór. Osoby korzystające z klienta poczty e-mail Mozilla Thunderbird, również i w tym programie odnajdą całkiem przyzwoity, wbudowany kalendarz.

• Kalendarz Google
• Outlook
• Mozilla Thunderbird

Praca zdalna - Podsumowanie

Komunikacja, zarządzanie czasem oraz zadaniami mogą odbywać się przy wykorzystaniu przedstawionych przeze mnie narzędzi, jednakże niektóre firmy będą wymagać od swoich pracowników korzystania z innych, niż wymienione przeze mnie rozwiązań. Wszystko zależy od branży, profilu działalności oraz preferencji danego przedsiębiorstwa. Niemniej, w pracy blogera, dziennikarza oraz redaktora, którą param się w ostatnich latach, w zupełności wystarcza mi zestaw oparty ma Messengerze, Slacku, Microsoft Office, Dysku Google, Notatniku Apple oraz Kalendarzu Google. Chciałbym w tym miejscu zaznaczyć, że nie widziałbym najmniejszej przeszkody w przerzuceniu się na zaproponowane w tekście alternatywy. Aktualnie nie czuję takiej potrzeby i działam w myś zasady „jeśli coś sprawdza się, nie zmieniaj tego”.

Pamiętajmy, że prócz poświęcenia czasu na dobór narzędzi do pracy zdalnej, warto również odważyć się na rozmowę z domownikami i określenie zasad panujących podczas trwania tzw. Home Office.

Nie każdy równie sprawnie odnajduje się w nowej, nieco izolowanej rzeczywistości, a istnieje spore prawdopodobieństwo, że praca zdalna zostanie z nami na dłużej. Lekceważeniem byłoby niedostosowanie się, zwłaszcza że czynność ta wymaga od nas jedynie chęci i czasu, który poświęcimy na wybór i poznanie narzędzi potrzebnych lub pomocnych w telepracy. Pamiętajmy, że prócz poświęcenia czasu na dobór narzędzi do pracy zdalnej, warto również odważyć się na rozmowę z domownikami i określenie zasad panujących podczas trwania tzw. Home Office. Z doświadczenia wiem, że niweluje to szansę na występowanie potencjalnych konfliktów.